Чем отличается секретарь от секретаря руководителя

фото секретарь помощник руководителя

Секретарь в общем понимании это сотрудник в офисе, который отвечает на телефонные звонки, обрабатывает почту, организовывает встречи и принимает некоторые решения в рамках выполнения должностных обязанностей. В классической интерпретации секретарь это девочка в приемной руководителя, встречающая посетителей и готовящая кофе. Но есть и другая разновидность этой профессии секретарь руководителя, или личный помощник босса (иногда называют референтом, однако это не совсем одно и то же, референт более универсальный специалист). Чем такие типы деятельности отличаются друг от друга? Рассмотрим в этой статье.

Обязанности личного помощника руководителя

В должностной инструкции указано, что должен делать такой сотрудник:

  • проверка документации, поступающей на подпись директора, подготовка распоряжений;
  • составление писем;
  • подготовка совещаний и встреч, ведение протоколов заседаний;
  • контроль над работниками в плане выполнения распоряжений руководителя и пр.

Это лишь некоторые пункты, касающиеся обязанностей непосредственно помощника директора. Кроме того, к секретарю-ассистенту предъявляются высокие требования: высшее образование или профессионально-техническое, но во втором случае понадобится также опыт работы.

Базовая разница между двумя профессиями в уровне ответственности и масштабах обязанностей. Личный помощник-референт это один из топ-менеджером фирмы, практически заместитель начальника, сотрудник, способный выступить лицом компании. Простой секретарь (в отличие от референта) лишь помогает с организацией работы босса и всего коллектива, однако не несет такой большой ответственности.

Критерии отбора секретаря

Мы приведем пример универсальных требований, актуальных как для личных руководителей, так и обычных секретарей.

  • Профессионализм, наличие соответствующих навыков. Среди них грамотная родная и иностранная речь, знание стенографии и делопроизводства, владение офисной техникой, способность быть немного психологом.
  • Умение организовать работу собственную и всей компании, помочь директору в отладке офисных процессов.
  • Высокий уровень ответственности.
  • Инициативность и самостоятельность, однако в рамках дозволенного. Сотрудник должен проявлять инициативы и быть готовым частично заменить руководителя, если тот отдаст такое распоряжение.
  • Стрессоустойчивость. Это качество важно в любой профессии, однако для секретаря и личного ассистента оно особенно ценно. Большое количество информации для обработки и значительная ответственность повышают стресс, и человек обязан уметь с ним справляться.
  • Чувство такта. Не говорить лишнего, хранить корпоративные тайны и личные секреты босса, не участвовать в распространении сплетен и даже пресекать это еще несколько важных обязанностей ассистента.

В целом секретарь руководителя должность более сложная, чем обычный секретарь в приемной, у него больше функций, потому и требования к такому человеку строже.



Вернуться в раздел

Вакансии

Помощница по дому с частичной занятостью

Привлекательная, стройная  девушка от 18 до 25 лет

Руководителю крупного холдинга срочно требуется персональный ассистент

Девушка модельной внешности , интеллектуально развитая,  возраст от 18 до 35 лет

Срочно требуется пресс-секретарь в крупный Холдинг

Девушка от 18 до 35 лет, привлекательная, стройная, сообразительная, с грамотной, поставленной речью, с опытом работы от года.

Все вакансии