Чем отличается секретарь от секретаря руководителя

фото секретарь помощник руководителя

Секретарь в общем понимании это сотрудник в офисе, который отвечает на телефонные звонки, обрабатывает почту, организовывает встречи и принимает некоторые решения в рамках выполнения должностных обязанностей. В классической интерпретации секретарь это девочка в приемной руководителя, встречающая посетителей и готовящая кофе. Но есть и другая разновидность этой профессии секретарь руководителя, или личный помощник босса (иногда называют референтом, однако это не совсем одно и то же, референт более универсальный специалист). Чем такие типы деятельности отличаются друг от друга? Рассмотрим в этой статье.

Обязанности личного помощника руководителя

В должностной инструкции указано, что должен делать такой сотрудник:

  • проверка документации, поступающей на подпись директора, подготовка распоряжений;
  • составление писем;
  • подготовка совещаний и встреч, ведение протоколов заседаний;
  • контроль над работниками в плане выполнения распоряжений руководителя и пр.

Это лишь некоторые пункты, касающиеся обязанностей непосредственно помощника директора. Кроме того, к секретарю-ассистенту предъявляются высокие требования: высшее образование или профессионально-техническое, но во втором случае понадобится также опыт работы.

Базовая разница между двумя профессиями в уровне ответственности и масштабах обязанностей. Личный помощник-референт это один из топ-менеджером фирмы, практически заместитель начальника, сотрудник, способный выступить лицом компании. Простой секретарь (в отличие от референта) лишь помогает с организацией работы босса и всего коллектива, однако не несет такой большой ответственности.

Критерии отбора секретаря

Мы приведем пример универсальных требований, актуальных как для личных руководителей, так и обычных секретарей.

  • Профессионализм, наличие соответствующих навыков. Среди них грамотная родная и иностранная речь, знание стенографии и делопроизводства, владение офисной техникой, способность быть немного психологом.
  • Умение организовать работу собственную и всей компании, помочь директору в отладке офисных процессов.
  • Высокий уровень ответственности.
  • Инициативность и самостоятельность, однако в рамках дозволенного. Сотрудник должен проявлять инициативы и быть готовым частично заменить руководителя, если тот отдаст такое распоряжение.
  • Стрессоустойчивость. Это качество важно в любой профессии, однако для секретаря и личного ассистента оно особенно ценно. Большое количество информации для обработки и значительная ответственность повышают стресс, и человек обязан уметь с ним справляться.
  • Чувство такта. Не говорить лишнего, хранить корпоративные тайны и личные секреты босса, не участвовать в распространении сплетен и даже пресекать это еще несколько важных обязанностей ассистента.

В целом секретарь руководителя должность более сложная, чем обычный секретарь в приемной, у него больше функций, потому и требования к такому человеку строже.



Вернуться в раздел

Вакансии

Требуется секретарь в торговую компанию

Девушка от 18 до 30 лет. Высшее образование приветствуется, опыт работы от 0,5 года

Руководителю международной юридической компании требуется помощник руководителя.

Девушка от 20 до 30 лет. Высшее образование юридическое или экономическое.

Требуется секретарь.

Стройная девушка от 18 до 29 лет, презентабельный  внешний вид, желательно брюнетка или шатенка

Все вакансии